帳簿書類の保存ルール

企業活動に伴う契約書や領収書、請求書などの書類は増える一方ですが、その中には、法律で保存期間や保存形式が定められている書類があります。こちらでは、帳簿書類の保存ルールをご紹介します。

帳簿書類の保存期間

1.税法上の保存期間

経理書類の保存期間は、原則として7年間です。ただし、一部の書類に関しては、5年間保存すれば良いとされています。具体的には、下記を参照ください。

【7年間の保存義務がある書類】
総勘定元帳・仕訳帳・現金出納帳・売上帳・仕入帳・固定資産台帳・売掛金元帳・買掛金元帳など
【5年間の保存義務がある書類】
注文書・契約書・見積書・納品書や請求書の控えなど

2.会社法上の保存期間

会社法で定められた書類の保存期間は、10年間です。総勘定元帳・現金出納帳・仕訳帳・売上帳・仕入帳・賃借対照表・損益計算書・固定資産台帳・個別注記表・株主資本等変動計画書などが該当します。

保存期間で迷ったときは、長い期間に基準を合わせて、10年間保存することをおすすめします。定款・登記関連書類・株主名簿・許認可書類などの重要書類には、保存期間の定めがありません。会社の歴史が刻まれた書類ですので、永久に保存するのが望ましいでしょう。

帳簿書類の保存方法

1.紙による保存

帳簿書類は紙による保存が原則です。パソコンで作成した書類でも、紙に印刷して保存する必要があります。

2.マイクロフィルムによる保存

保存期間の6年目および7年目(最後の2年間)の帳簿書類については、一定の要件を満たすマイクロフィルムによって保存することが可能です。

3.電子データによる保存

パソコンの会計ソフトなどを使用して作成する帳簿書類は、税務署長の承認を受けた上で一定の要件を満たせば、電子データのまま保存することができます。

【電子データによる保存が可能な帳簿書類】
・総勘定元帳、仕訳帳、補助元帳などの帳簿
・パソコンなどで作成し、相手方に交付する請求書・領収証などの控え
・貸借対照表、損益計算書などの決算関係書類

4.スキャンによる保存

一定の書類については、スキャナーによる保存が可能です。保存を行う日の3か月前までに、所轄税務署長の承認を受ける必要があります。保存できない書類がいくつかありますので、注意が必要です。

【スキャナーでの保存が認められないもの】
・貸借対照表、損益計算書、棚卸表、決算関連書類
・相手方から受け取った契約書や領収書、自社で作成した契約書・領収書などの写し(金額が3万円未満のものを除く)

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